Kleinunternehmerregelung 2025: Pflichten und Stolperfallen erklärt – Teil 3/4

Im ersten und zweiten Teil meiner Serie hast du erfahren, wie die Kleinunternehmerregelung 2025 funktioniert und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt.
Heute geht es um das, was viele unterschätzen: Pflichten, Kontrollmechanismen und teure Stolperfallen, die du unbedingt vermeiden solltest.

1. Die neuen Umsatzgrenzen 2025 verstehen und überwachen

Ab 2025 gelten neue Regeln:

• Vorjahr bzw. Gründungsjahr: max. 25.000 Euro Nettoumsatz (unabhängig vom Startmonat bei Gründung)

• Laufendes Jahr: max. 100.000 Euro Nettoumsatz

Der entscheidende Unterschied: Die 100.000-Euro-Grenze (im Gründungsjahr die 25.000-Euro-Grenze) ist eine harte Grenze. Schon ein Cent darüber führt zur sofortigen Regelbesteuerung – nicht erst am Jahresende.
Ab diesem Zeitpunkt musst du Umsatzsteuer auf alle weiteren Rechnungen ausweisen und Voranmeldungen abgeben.

Praxisbeispiel:
Du hast bis November 95.000 Euro Umsatz erzielt. Ein Auftrag über 10.000 Euro bringt dich auf 105.000 Euro – diese 10.000 Euro musst du bereits mit 19 % Umsatzsteuer abrechnen.

Umsatzgrenzen richtig berechnen

Für die Grenzprüfung zählen alle unternehmerischen Umsätze – auch aus mehreren Tätigkeiten oder Betrieben.
Nicht mitzuzählen sind:

• Verkäufe von Anlagevermögen

• steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG (z. B. Vermietung, Heilbehandlungen)

• Entnahmen für private Zwecke

Betreibst du z. B. ein Einzelunternehmen (20.000 Euro) und eine GbR (15.000 Euro), musst du 35.000 Euro zusammenrechnen.

2. Monitoring-System für deine Umsätze

Damit du nicht überrascht wirst, solltest du deine Umsätze monatlich kontrollieren:

• Warnung bei 80 % (= 80.000 Euro) der Jahresgrenze einrichten

• Ab 90.000 Euro neue Aufträge genau kalkulieren und Wechsel vorbereiten

• Empfehlung: Nutze ein Buchhaltungstool mit automatischer Umsatzübersicht (z. B. Lexware Office, sevDesk, o.a.)

• Excel ist möglich, aber fehleranfällig – nur als Übergangslösung

3. Buchführungspflichten für Kleinunternehmerinnen

Die Kleinunternehmerregelung befreit dich nicht von der Buchführung.
Entscheidend sind die handels- und steuerrechtlichen Schwellen:

• Gewerbetreibende: EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) bis 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn

• Freiberuflerinnen: dürfen immer die EÜR nutzen, unabhängig vom Umsatz

Vorteile der EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung):

• keine doppelte Buchführung mit Bilanz

• einfache Einnahmen-/Ausgaben-Gegenüberstellung

• weniger komplexe Buchungsregeln

• Zufluss-/Abflussprinzip

GoBD- und E-Rechnungspflichten

Auch Kleinunternehmerinnen müssen die GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einhalten:

• Belegprinzip: jeder Vorgang braucht einen Beleg

• Nachvollziehbarkeit & Unveränderbarkeit der Buchungen

• Verfahrensdokumentation bei elektronischer Buchführung erforderlich

Ab 2025 gilt eine E-Rechnungspflicht für empfangene Rechnungen. Du musst E-Rechnungen im XML-Format annehmen können (z. B. per E-Mail).

Neue Aufbewahrungsfristen ab 2025

• Rechnungen, Buchungsbelege, Kontoauszüge: 8 Jahre

• Bilanzen & Inventare: 10 Jahre

• Geschäftsbriefe u. Ä.: 6 Jahre

Tipp: Digitalisiere Belege sofort. Thermobons verblassen schnell – scanne oder fotografiere sie mit einer App.

4. Rechnungsstellung ohne Umsatzsteuer

Auch ohne Umsatzsteuer gelten strenge Formvorschriften (§ 14 UStG).

Pflichtangaben:

1. Vollständiger Name und Adresse (beider Parteien)

2. Steuernummer oder USt-ID

3. Rechnungsdatum

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

5. Art und Menge der Leistung/Ware

6. Leistungsdatum oder -zeitraum (oder „entspricht Rechnungsdatum“)

7. Gesamtbetrag ohne USt

8. Hinweis auf § 19 UStG

Formulierungsbeispiele:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach § 19 UStG.“

5. Die 5 teuersten Stolperfallen

1. Unberechtigter Umsatzsteuerausweis
Wenn du versehentlich USt angibst (z. B. durch „inkl. MwSt.“-Vorlagen), schuldest du sie dem Finanzamt (§ 14c UStG).
Beispiel: 20.000 Euro Rechnung inkl. USt = 3.193,28 Euro Nachzahlung.

2. Überschreitung der 100.000-Euro-Grenze
Das Finanzamt meldet sich nicht automatisch – erkennst du die Überschreitung zu spät, musst du rückwirkend alle Rechnungen korrigieren und die USt selbst zahlen.

3. Reverse-Charge übersehen
Auch als Kleinunternehmerin musst du USt auf Leistungen aus dem Ausland abführen (z. B. Software, Online-Ads) – ohne Vorsteuerabzug.
Beispiel: Abo für 1.000 Euro → 190 Euro USt ans Finanzamt.

4. Mehrere Unternehmen nicht zusammengerechnet
Alle Umsätze werden summiert – auch aus verschiedenen Tätigkeiten oder Gesellschaften.

5. Fehlender § 19 UStG-Hinweis
Ohne Hinweis auf Rechnungen riskierst du Zahlungsverweigerungen und Probleme bei Prüfungen.

Fazit & nächste Schritte

• Prüfe regelmäßig deinen Umsatz

• Aktualisiere deine Rechnungsvorlagen mit § 19 UStG-Hinweis

• Richte ein Monitoring-System ein – am besten digital

Die Regelung bringt dir mehr Freiheiten, aber auch mehr Verantwortung. Mit sauberer Buchführung, klaren Prozessen und einem verlässlichen System vermeidest du teure Überraschungen.

Ausblick

In Teil 4 zeige ich dir die Wechselmöglichkeiten, Bindungsfristen und Zukunftsperspektiven der Kleinunternehmerregelung.