GuV oder EÜR: Wer bilanzieren muss und was über 80.000 Euro Gewinn gilt

„Brauche ich eine GuV?“ Diese Frage höre ich oft von Gründerinnen, die irgendwo gelesen haben, dass jedes Unternehmen eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen muss. Die kurze Antwort lautet für dich sehr wahrscheinlich: nein. Die GuV ist Teil des Jahresabschlusses nach Handelsrecht. Die GuV gehört grundsätzlich zum Jahresabschluss buchführungspflichtiger Unternehmen. Dazu zählen insbesondere Kaufleute sowie GmbH und UG. Einzelkaufleute können unter den Voraussetzungen des § 241a HGB von der handelsrechtlichen Buchführung und Abschlusserstellung befreit sein. Als Solo-Selbstständige ermittelst du deinen Gewinn in aller Regel mit der Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR.

In meinen Gesprächen merke ich trotzdem immer wieder, dass das Thema plötzlich wichtig wird: dann nämlich, wenn ein gewerbliches Business gut läuft und der Gewinn über 80.000 Euro steigt. Ich zeige dir, was eine GuV ist, wer sie aufstellen muss, ab welchen Grenzen das Finanzamt Bücher verlangt und wie du einen Wechsel in Ruhe planst.

Das Wichtigste in Kürze

• Wahrscheinlich brauchst du keine GuV: Eine GuV brauchst du insbesondere dann, wenn du als Kaufmann oder über eine Kapitalgesellschaft wie eine GmbH oder UG tätig bist oder wenn für deinen gewerblichen Betrieb eine steuerliche Buchführungspflicht besteht. Als nicht buchführungspflichtige Einzelunternehmerin kannst du deinen Gewinn regelmäßig per EÜR ermitteln.
• Freiberuflich heißt EÜR ohne Obergrenze: Erzielst du tatsächlich Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit nach § 18 EStG, lösen die Umsatz- und Gewinngrenzen des § 141 AO für diese Tätigkeit keine Buchführungspflicht aus. Du kannst deshalb grundsätzlich auch bei höheren Umsätzen und Gewinnen die EÜR nutzen, solange keine andere Buchführungspflicht besteht und du nicht freiwillig Bücher führst und Abschlüsse erstellst.
• Kein Wechsel über Nacht: Überschreitet dein Gewerbe 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn, musst du erst bilanzieren, nachdem das Finanzamt dich darauf hingewiesen hat, und zwar ab dem Folgejahr.
• Den Wechsel in Ruhe planen: Beim Umstieg auf die Bilanz können offene Rechnungen einen einmaligen Zusatzgewinn auslösen. Wer das früh weiß, legt rechtzeitig Geld für die Steuer zurück.

Was ist eine GuV?

Die GuV stellt die Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres gegenüber. Unterm Strich steht der Gewinn oder Verlust des Jahres. Zusammen mit der Bilanz bildet sie den Jahresabschluss, so steht es in § 242 HGB.

Die Bilanz zeigt dein Vermögen und deine Schulden an einem Stichtag. Die GuV zeigt, wie das Ergebnis im Laufe des Jahres entstanden ist: von den Umsatzerlösen über Fremdleistungen, Personal, Abschreibungen und sonstige Kosten bis zum Jahresergebnis.

Für GmbH und UG ist die Gliederung fest vorgegeben. Als Einzelunternehmerin musst du dich darum nur kümmern, wenn du überhaupt bilanzierst.

GuV und EÜR: der entscheidende Unterschied

Vereinfacht gesagt zählt bei der EÜR grundsätzlich der Zeitpunkt des Zuflusses oder Abflusses. Beim Betriebsvermögensvergleich werden Erträge und Aufwendungen dagegen grundsätzlich dem Wirtschaftsjahr ihrer wirtschaftlichen Verursachung zugeordnet.

Ein Beispiel: Du stellst im Dezember eine Rechnung, und dein Kunde zahlt im Januar. In der GuV zählt der Betrag als Ertrag des alten Jahres, weil du die Leistung im Dezember erbracht hast. In der EÜR ist es Einnahme des neuen Jahres, weil das Geld erst im Januar kommt.

Diese Abgrenzung macht die GuV genauer, aber auch deutlich aufwendiger. Du brauchst eine doppelte Buchführung, einen Überblick über offene Forderungen und Verbindlichkeiten und am Jahresende eine Bilanz. Die EÜR nach § 4 Abs. 3 EStG ist dagegen kein Hexenwerk: Einnahmen minus Ausgaben, jeweils nach Zahlungseingang und -ausgang.

Wer eine GuV aufstellen muss

Die Pflicht zur GuV folgt aus der Buchführungspflicht. Und die hat zwei Quellen: das Handelsrecht und das Steuerrecht.

Nach Handelsrecht muss jeder Kaufmann Bücher führen, so § 238 HGB. Kaufmann ist, wer ein Gewerbe betreibt, das nach Art oder Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Betrieb braucht, oder wer im Handelsregister eingetragen ist. GmbH und UG sind immer Kaufleute, unabhängig von ihrer Größe.

Als Solo-Selbstständige mit einem überschaubaren Gewerbe bist du in der Regel keine Kauffrau. Einzelkaufleute brauchen die handelsrechtlichen Buchführungs- und Inventurvorschriften nicht anzuwenden, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und höchstens 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Bei einer Neugründung genügt grundsätzlich der erste Abschlussstichtag.

Für dich als Gewerbetreibende ist deshalb meist das Steuerrecht entscheidend. Dazu kommen wir jetzt.

Die Grenzen des Finanzamts: 800.000 Euro Umsatz, 80.000 Euro Gewinn

Für Gewerbetreibende, die nach Handelsrecht keine Bücher führen müssen, setzt § 141 AO eigene Grenzen. Maßgeblich sind die Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb. Bei mehreren Betrieben werden die Grenzen daher nicht ohne Weiteres personenbezogen zusammengerechnet. Du musst bilanzieren, wenn du in einem Jahr je Betrieb

• mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 S. 1 UStG hast oder
• mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Gewerbebetrieb erzielst.

Es reicht, wenn eine der beiden Grenzen überschritten ist. Bei Dienstleisterinnen ist fast immer der Gewinn die Grenze, die zuerst erreicht wird. Umsätze von 800.000 Euro sind für ein Solo-Business selten, ein Gewinn von 80.000 Euro dagegen durchaus realistisch.

Die gute Nachricht: Die Pflicht beginnt nicht automatisch. Das Finanzamt muss dich erst mit einer Mitteilung darauf hinweisen. Die steuerliche Buchführungspflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung des Finanzamts folgt. Ab diesem Zeitpunkt musst du Bücher führen, Bestände aufnehmen und deinen Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich ermitteln. In der Praxis gehören hierzu Bilanz und Erfolgsrechnung.

Freiberuflich: EÜR ohne Grenze

Die Grenzen des § 141 AO gelten nur für Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte. Freiberuflerinnen fehlen in der Aufzählung, und Kaufleute sind sie auch nicht. Für echte freiberufliche Tätigkeiten nach § 18 EStG gelten die Umsatz- und Gewinngrenzen des § 141 AO nicht. Die EÜR ist deshalb grundsätzlich unabhängig von der Höhe des Umsatzes oder Gewinns möglich. Voraussetzung ist jedoch, dass keine andere gesetzliche Buchführungspflicht besteht und nicht freiwillig Bücher geführt und Abschlüsse erstellt werden. Anders wird es erst, wenn du deine Tätigkeit in eine GmbH einbringst oder mit Gewerbetreibenden eine gemeinsame Gesellschaft gründest.

Freiberuflich sind zum Beispiel Übersetzerinnen, Journalistinnen, Dozentinnen, Architektinnen und Anwältinnen. Bei Coaching, Beratung, Design und Online-Marketing hängt die Einordnung vom konkreten Leistungsbild ab. Unterrichtende oder künstlerische Elemente können für eine freiberufliche Tätigkeit sprechen; standardisierte Beratungsleistungen, Vermittlungstätigkeiten, Handel oder der Verkauf eigener Produkte können dagegen gewerblich sein. Erste Hinweise findest du in deiner steuerlichen Erfassung und in deinen Steuerbescheiden. Entscheidend ist aber die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit. Sie kann vom Finanzamt insbesondere bei einer Veranlagung oder Betriebsprüfung abweichend eingeordnet werden. Mehr dazu liest du im Beitrag Freiberufler anmelden.

Angenommen, du bist freiberufliche Übersetzerin und machst 140.000 Euro Umsatz und 95.000 Euro Gewinn. Der Gewinn liegt über 80.000 Euro, aber die Grenze gilt für dich nicht. Du gibst weiter deine EÜR ab. Eine Gewinn- und Verlustrechnung brauchst du nur, wenn du dich freiwillig dafür entscheidest.

Gewerblich: wann Mira in die Bilanz rutscht

Mira ist Online-Marketing-Beraterin. Sie arbeitet allein, betreut Kundinnen bei Kampagnen und Content-Strategie und ist beim Gewerbeamt angemeldet. Ihre Tätigkeit ist gewerblich, im Handelsregister steht sie nicht. Für Texte und Grafiken beauftragt sie freie Mitarbeiterinnen.

2028 sieht ihr Jahr so aus:

Mira liegt unter beiden Grenzen und macht ihre EÜR wie bisher. Was in die EÜR gehört, erklärt der Beitrag zur Einnahmenüberschussrechnung.

2029 gewinnt sie zwei größere Kundinnen dazu. Ihr Umsatz steigt auf 140.000 Euro, die Kosten auf 52.000 Euro. Der Gewinn liegt damit bei 88.000 Euro und zum ersten Mal über 80.000 Euro. Der Umsatz ist mit 140.000 Euro weit von der Umsatzgrenze entfernt. Es ist also allein der Gewinn, der die Buchführungspflicht auslösen kann.

Ein Missverständnis räume ich gleich aus: Mit der Kleinunternehmerregelung hat das nichts zu tun. Sie betrifft nur die Umsatzsteuer. Ob du Bilanz oder EÜR machst, entscheidet sich allein nach Handelsrecht und nach den Grenzen des Finanzamts.

Kein Wechsel über Nacht: So läuft es ab

Für Mira ändert sich 2029 erst einmal nichts. Das Finanzamt erfährt vom höheren Gewinn erst mit ihrer Steuererklärung für 2029, die sie 2030 abgibt.

Schickt das Finanzamt ihr daraufhin im Laufe des Jahres 2030 die Mitteilung, muss Mira ab dem 1. Januar 2031 bilanzieren. Bis dahin bleibt sie bei der EÜR. Sie hat also Zeit, sich vorzubereiten.

Mein Tipp: Wenn du siehst, dass dein Gewinn in Richtung 80.000 Euro wächst, warte nicht auf den Brief. Plane den Wechsel in einem ruhigen Moment. Du brauchst ein Buchhaltungsprogramm, das doppelte Buchführung kann, einen Stichtag für die Eröffnungsbilanz und einen Überblick über alle offenen Rechnungen zu diesem Tag.

Wichtig: Wer die Mitteilung ignoriert und einfach bei der EÜR bleibt, riskiert, dass das Finanzamt den Gewinn schätzt. So weit muss es nicht kommen.

Rechenbeispiel: Miras Übergangsgewinn

Zum 1. Januar 2031 stellt Mira eine Eröffnungsbilanz auf. Darin erfasst sie alles, was die EÜR bisher nicht gezeigt hat. Beim Wechsel müssen die Unterschiede zwischen dem bisherigen Zufluss-Abfluss-Prinzip und der künftigen periodengerechten Gewinnermittlung durch Zu- und Abrechnungen ausgeglichen werden. Dadurch wird verhindert, dass Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben doppelt oder überhaupt nicht gewinnwirksam berücksichtigt werden. Deshalb wird er einmalig korrigiert. Das Ergebnis heißt Übergangsgewinn (alle Beträge netto, die Umsatzsteuer läuft gesondert):

Mira versteuert also 9.700 Euro zusätzlich, obwohl dafür kein zusätzlicher Euro auf ihr Konto kommt. Das ist keine Strafe, sondern ein Nachholeffekt: ohne Übergangskorrektur würden die offenen Kundenforderungen (z.B. unbezahlte Kundenrechnungen aus Dezember) weder in der letzten EÜR erfasst noch bei ihrer späteren Zahlung nochmals als Ertrag der Bilanzierung berücksichtigt.

Zur Vermeidung einer unbilligen Härte kann beantragt werden, den Übergangsgewinn gleichmäßig auf zwei oder drei Jahre zu verteilen. Bei drei Jahren sind das je 3.233,33 Euro in 2031, 2032 und 2033. Ihr Notebook und ihre Büromöbel übernimmt Mira mit dem Restwert aus dem Anlageverzeichnis. Die Abschreibung läuft einfach weiter.

Freiwillig bilanzieren: wann es sich lohnt

Du darfst auch ohne Pflicht bilanzieren. Dafür erstellst du eine Eröffnungsbilanz und richtest eine doppelte Buchführung ein. Ein freiwilliger Wechsel sollte nicht nur für ein einzelnes Jahr aus steuerlichen Gründen vorgenommen werden. Hast du die Wahl durch Eröffnungsbilanz, kaufmännische Buchführung, Bestandsaufnahme und einen als endgültig angesehenen Abschluss ausgeübt, bist du für den betreffenden Gewinnermittlungszeitraum grundsätzlich daran gebunden. Ein späterer erneuter Wechsel sollte sachlich begründet und vorab steuerlich geprüft werden. In diesen Fällen lohnt sich der Gedanke:

• Du hast lange Zahlungsziele. Viele offene Rechnungen oder Vorauszahlungen zum Jahresende verzerren die EÜR. Die Bilanz zeigt den tatsächlichen Erfolg des Jahres.
• Deine Bank verlangt einen Jahresabschluss. Für manche Kredite reicht eine EÜR nicht aus.
• Du steuerst auf die 80.000 Euro zu. Dann wechselst du lieber geplant als unter Zeitdruck nach der Mitteilung.

Gründest du eine GmbH oder UG, stellt sich die Frage nicht: Kapitalgesellschaften stellen immer Bilanz und GuV auf.

Dagegen spricht der Aufwand: doppelte Buchführung, Abgrenzungen am Jahresende und höhere Kosten für den Jahresabschluss. Für eine Solo-Selbstständige mit übersichtlichen Rechnungen ist die EÜR fast immer die bessere Wahl.

BWA, GuV und EÜR: drei Begriffe, drei Aufgaben

Viele verwechseln die betriebswirtschaftliche Auswertung mit der GuV, weil beide Erlöse und Kosten untereinander schreiben. Der Unterschied liegt in Zeitpunkt und Zweck.

Die BWA bekommst du auch mit EÜR, wenn deine Buchhaltung monatlich gepflegt wird. Sie ist dein Steuerungsinstrument, kein Abschluss. Wie du sie liest, erklärt der Beitrag BWA verstehen. Die gesetzliche GuV ist Bestandteil des Jahresabschlusses zum Ende des Geschäftsjahres. Unterjährig können Buchhaltungsprogramme außerdem vorläufige GuV-Auswertungen bereitstellen. Eine BWA bleibt dennoch eine betriebswirtschaftliche Auswertung und ist nicht der festgestellte Jahresabschluss. GmbH und UG müssen ihren Jahresabschluss zusätzlich offenlegen, kleine Gesellschaften allerdings nur Bilanz und Anhang.

Häufige Fragen

Muss ich als Selbstständige eine GuV erstellen?

Nur wenn du buchführungspflichtig bist: als Kauffrau, als GmbH oder UG oder als Gewerbetreibende, nachdem das Finanzamt dich wegen der Grenzen dazu aufgefordert hat. Sonst reicht die EÜR.

Ab welchem Gewinn muss ich bilanzieren?

Als Gewerbetreibende bei mehr als 80.000 Euro Gewinn oder mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr. Die Pflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung des Finanzamts.

Gilt die Grenze auch für Freiberuflerinnen?

Nein. Freiberuflerinnen dürfen immer die EÜR nutzen, egal wie hoch Umsatz und Gewinn sind.

Was ist der Unterschied zwischen GuV und EÜR?

Die GuV zählt Erträge und Aufwendungen in dem Jahr, in dem sie wirtschaftlich entstehen. Die EÜR zählt Einnahmen und Ausgaben in dem Jahr, in dem das Geld fließt.

Ist die BWA eine GuV?

Nein. Die BWA ist eine laufende Auswertung deiner Buchhaltung ohne gesetzliche Form. Du bekommst sie mit EÜR und mit Bilanz.

Kann ich freiwillig von der EÜR zur Bilanz wechseln?

Ja. Dafür musst du zu Beginn des Wirtschaftsjahres eine Eröffnungsbilanz aufstellen, eine kaufmännische Buchführung einrichten, Bestände aufnehmen und einen Abschluss erstellen. Beim Wechsel ist eine Überleitungsrechnung erforderlich. Ein späterer Rückwechsel sollte nicht beliebig erfolgen, sondern sachlich begründet und steuerlich geprüft werden.

Was passiert, wenn ich die Grenze überschreite und nichts tue?

Solange das Finanzamt dir keine Mitteilung geschickt hat, darfst du bei der EÜR bleiben. Danach gilt die Pflicht ab dem folgenden Wirtschaftsjahr. Nach Beginn der Buchführungspflicht reicht eine EÜR nicht mehr aus. Fehlen Bücher, Bestandsaufnahmen oder geeignete Abschlussunterlagen, muss der Gewinn grundsätzlich nach den Regeln des Betriebsvermögensvergleichs ermittelt werden. Soweit die Besteuerungsgrundlagen nicht zuverlässig feststellbar sind, kann das Finanzamt sie schätzen.

Fazit: Die GuV betrifft dich erst, wenn dein Gewerbe über die Grenze wächst

Als Freiberuflerin brauchst du keine Gewinn- und Verlustrechnung, egal wie gut dein Business läuft. Als Gewerbetreibende wird sie über 80.000 Euro Gewinn ein Thema, aber nie über Nacht: erst nach der Mitteilung des Finanzamts und ab dem Folgejahr. Wer früh plant, legt Geld für den Übergangsgewinn zurück und wechselt ohne Stress.

Wenn du wissen möchtest, ob du bei der EÜR bleiben kannst oder den Wechsel jetzt planen solltest, lass uns gern unverbindlich sprechen. Buche dir einen Kennenlerntermin über meine Kontaktseite.

Rechtsstand dieses Artikels ist November 2026. Die Beispiele verwenden die derzeit geltenden Schwellenwerte. Vor dem dargestellten Wechseljahr ist zu prüfen, ob der Gesetzgeber die Beträge oder Verfahrensregeln geändert hat.

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Tanja Hiller Steuerberatung
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